איך לבחור קב"ט במיקור חוץ בלי להתבלבל: 9 בדיקות קטנות שמצילות הרבה כאב ראש
לבחור קב"ט במיקור חוץ זה קצת כמו לבחור מצנח: אין סיבה להיות בלחץ, אבל כן כדאי לבדוק כמה דברים לפני שקופצים. כי בשונה מעוד ספק שירות, כאן מדובר במישהו שנוגע בעצבים החשופים של הארגון: אנשים, תהליכים, גישה לאזורים רגישים, ולפעמים גם החלטות בזמן אמת.
המטרה היא לבחור נכון, בקלילות, ועם תחושה שאתם מקבלים שותף אמיתי שמרים לכם — לא מישהו שבא “לסמן וי”. הנה דרך מסודרת לעשות את זה.
הדרך הבטוחה- כל הפרטים
בדיקה 1: האם הוא שואל שאלות מעצבנות? מצוין
אם בשיחה הראשונה אתם שומעים בעיקר נאום — משהו פה פחות בכיוון. קב"ט טוב מתחיל בשאלות, והרבה:
– מה הארגון עושה בפועל ביום-יום?
– מי נכנס ויוצא מהאתרים?
– מה נחשב אצלכם “אזור רגיש”?
– איזה אירועים כבר קרו בעבר (גם קטנים)?
– מה הכי מפריע לכם היום?
שאלות טובות הן סימן לחשיבה מערכתית. ואגב, אם חלק מהשאלות גורמות לכם להגיד “וואלה, לא חשבנו על זה” — זו בדיוק הנקודה.
בדיקה 2: 30 יום ראשונים — הוא יודע לתאר אותם ברור?
קב"ט במיקור חוץ צריך להגיע עם תכנית כניסה מסודרת. לא מגילה, לא מצגת של 80 שקפים. משהו פרקטי:
– שבוע 1: סיור, מיפוי, הכרות עם בעלי תפקידים
– שבוע 2: סקר סיכונים ממוקד + איתור Quick Wins
– שבוע 3: נהלים בסיסיים + תכנית תגובה לאירועים
– שבוע 4: תכנית עבודה 30/60/90 עם מדדים
אם התשובה היא “נראה תוך כדי” — אפשר לראות תוך כדי, אבל עדיף לראות עם כיוון.
בדיקה 3: האם הוא מדבר על אנשים או רק על מצלמות?
יש קב"טים שמתאהבים בטכנולוגיה. זה נחמד, עד שזה נהיה התשובה לכל דבר. בפועל, רוב הפריצות/תקלות/אירועים מתחילים מהתנהגות אנושית ותהליך לא מחודד.
קב"ט טוב יאזן בין:
– תרבות ונהלים (מה עושים בפועל)
– טכנולוגיה (מה תומך בנהלים)
– בקרה (איך יודעים שזה נשמר לאורך זמן)
אם הוא מדבר רק על ציוד — הוא אולי טכנאי מצוין, אבל אתם מחפשים מנהל אבטחה.
בדיקה 4: האם הוא יודע לעבוד עם מה שיש, או שהוא בא “לשבור קירות”?
ארגון הוא מערכת חיה. יש ספקים קיימים, מערכות קיימות, הרגלים קיימים. קב"ט חיצוני ברמה גבוהה יידע:
– למפות מה עובד
– לתקן מה שצריך
– לשדרג רק איפה שיש תועלת אמיתית
זה לא אומר “להתפשר”. זה אומר לשפר בצורה חכמה, בלי להצית מדורות מיותרות.
בדיקה 5: מדדים (KPI) — יש או שכולם “מרגישים יותר בטוחים”?
תחושת ביטחון זה חשוב, אבל אתם רוצים גם מספרים. לא כדי להציק — כדי לנהל.
דוגמאות למדדים הגיוניים:
– זמן תגובה לאירוע מרגע דיווח
– אחוז השלמת הדרכות רלוונטיות לפי תפקיד
– כמות תקלות במצלמות/בקרות כניסה שטופלו בזמן
– אחוז ספקים שעובדים לפי נוהל כניסה מסודר
– מספר אירועי “כמעט” שדווחו (כן, גם זה מדד בריא לתרבות)
אם אין שום שפה של מדידה — קשה להשתפר.
בדיקה 6: האם הוא יודע לכתוב נהלים שבני אדם מסוגלים לקרוא?
נוהל אבטחה טוב נראה ככה:
– קצר
– ברור
– עם “מה עושים בפועל”
– עם בעל תפקיד אחראי
– עם החרגות סבירות
נוהל אבטחה פחות טוב נראה כמו רומן רוסי על גביית חותמות. תבקשו לראות דוגמה לנוהל שהוא כתב. אם אתם נרדמים באמצע — זה נתון.
>> קראו אצל קרת על מניעת הפסדים
בדיקה 7: שאלת ה”דחוף בשישי ב-15:30” — מה קורה אז?
כי החיים קורים תמיד בזמן לא נוח. תבררו מראש:
– מה זמינות הקב"ט במקרי אירוע?
– מה נחשב אירוע שמקפיץ אותו?
– האם יש גיבוי?
– איך מתבצע דיווח: טלפון, וואטסאפ, מערכת?
– מי מקבל החלטות כשהוא לא זמין?
תיאום ציפיות כאן חוסך הרבה בלגן בהמשך.
בדיקה 8: האם יש לו יכולת לעבוד עם הנהלה וגם עם שטח?
האבטחה נופלת בין הכיסאות בדיוק במקום הזה: הנהלה רוצה תמונת מצב ותקציב ברור, השטח רוצה פתרונות שלא יתקעו את העבודה.
קב"ט איכותי יודע לדבר בשתי השפות:
– הנהלה: סיכונים, תיעדוף, ROI, תכנית שנתית
– שטח: מה עושים עכשיו, איך זה משפיע עלי, מה הכי קל ליישם
אם הוא חזק רק בצד אחד — תרגישו את זה מהר.
בדיקה 9: “כימיה” זה לא מילה גסה
בסוף, קב"ט במיקור חוץ הוא שותף. אתם תראו אותו בישיבות, בשגרה, לפעמים גם ברגעים מלחיצים. אתם רוצים מישהו:
– נעים
– חד
– עם הומור במינון נכון
– לא מאיים, לא דרמטי
– יודע להחזיק סמכות בלי להרים קול
כי אבטחה טובה לא צריכה להפחיד אף אחד. היא אמורה להרגיע.
6 שאלות ותשובות שיעשו לכם סדר לפני חתימה
שאלה: עדיף לבחור לפי מחיר או לפי ניסיון?
תשובה: עדיף לבחור לפי התאמה ויכולת ביצוע. מחיר חשוב, אבל באבטחה ההבדל בין “נראה לי” ל”בדקתי והטמעתי” שווה הרבה.
שאלה: האם צריך חוזה ארוך?
תשובה: לא תמיד. הרבה ארגונים מתחילים בפיילוט של 3 חודשים עם יעדים ברורים, ואז מחליטים להרחיב.
שאלה: איך מוודאים שאין תלות מלאה בקב"ט?
תשובה: דורשים תיעוד, נהלים, העברת ידע, ועבודה שמכשירה בעלי תפקידים פנימיים. קב"ט טוב בונה יכולת, לא תלות.
שאלה: האם קב"ט חיצוני יכול להכשיר מאבטחים או צוות קבלה?
תשובה: כן, ולעיתים זו אחת התועלות הגדולות: תדריכים קצרים, תרחישים, והטמעה שמחזיקה לאורך זמן.
שאלה: האם הוא אמור לנהל גם סייבר?
תשובה: לרוב הוא לא מחליף צוות IT, אבל כן מנהל את החיבורים בין אבטחה פיזית, הרשאות, תהליכי כניסה, ורציפות תפקודית. אם צריך מומחה סייבר, הוא יודע לשלב גורם מתאים.
שאלה: מתי יודעים שהבחירה הייתה נכונה?
תשובה: כשיש פחות “הפתעות”, יותר סדר, תגובה מהירה לאירועים, נהלים שעובדים בפועל, והתחושה שהאבטחה תומכת בעסק במקום לעצור אותו.
סיכום
בחירת קב"ט במיקור חוץ היא החלטה ניהולית חכמה כשעושים אותה עם צ’ק-ליסט פשוט: שאלות נכונות, תכנית 30 יום, איזון בין אנשים-תהליכים-טכנולוגיה, מדדים, זמינות, ויכולת לעבוד עם כולם. אם כל זה קיים — אתם לא “קונים שירות אבטחה”. אתם מוסיפים לארגון שכבת יציבות שמרגישה טבעית, שקטה, ומדויקת.
כתיבת תגובה